📋 KAPSANAN STANDARTLAR
ISO 9001:2026
✅ Tam UyumMadde 4.4 - Süreç Yaklaşımı
IATF 16949:2026
✅ Tam UyumMadde 4.4.1 - Süreç Etkileşimleri
ISO 14001:2026
✅ Tam UyumMadde 4.4 - Süreç Yaklaşımı
ISO 45001:2026
✅ Tam UyumMadde 4.4 - Süreç Yaklaşımı
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; organizasyon içinde gerçek süreçlerin doğru şekilde tanımlanması, diğer faaliyetlerden (destek, ölçüm, yöntem) ayrıştırılması ve yönetilebilir bir sistem oluşturulması için gerekli kuralları belirlemektir.
2. KAPSAM
Bu prosedür, organizasyonun tüm ana süreçlerini (müşteri odaklı COP, destek SP, yönetim MP), süreç tanımlama kriterlerini ve süreçlerin oluşturulmasında dikkat edilecek hususları kapsar.
3. SORUMLULUKLAR
- Genel Müdür: Ana süreçleri onaylamak, süreç sahiplerini atamak
- Kalite Müdürü: Süreç tanımlama metodolojisini yönetmek, süreçleri dokümante etmek
- Süreç Sahibi: Kendi sürecini tanımlamak, yönetmek ve iyileştirmek
4. TANIMLAR
| Terim | Açıklama |
|---|
| Süreç | Girdiyi çıktıya dönüştüren, tekrar edilebilir, ölçülebilir, bir sorumlusu olan, bağımsız yönetilebilen ve değer yaratan faaliyetler bütünüdür |
| Gerçek Süreç | Kendi başına bir ofis açılıp müdür atanabilen, organizasyon durduğunda etkisi hemen hissedilen, diğer süreçlerin içinde erimeyen süreçtir |
| Faaliyet | Bir sürecin içinde yer alan, tek başına süreç sayılmayan alt işlemdir |
| COP (Müşteri Odaklı Süreç) | Doğrudan müşteriyle ilgili, dış taraflara değer üreten süreç |
| SP (Destek Süreci) | COP'lere hizmet eden, iç müşteriye değer üreten süreç |
| MP (Yönetim Süreci) | Sistemi yöneten, izleyen ve iyileştiren süreç |
5. ORGANİZASYON SÜREÇ LİSTESİ
Aşağıdaki tabloda organizasyonun tanımlanmış süreçleri ve kodları yer almaktadır:
| No |
Süreç Adı |
Kodu |
Süreç Sahibi |
| 1 | Satış ve Sipariş Yönetimi | C.01 | Satış Müdürü |
| 2 | Proje Yönetimi | C.02 | Proje Müdürü |
| 3 | Planlama ve Lojistik | C.03 | Planlama Müdürü |
| 4 | Ürün ve Hizmet Gerçekleştirme | C.04 | Üretim Müdürü |
| 5 | Depo ve Sevkiyat | C.05 | Depo ve Sevkiyat Müdürü |
| 6 | Satınalma ve Tedarikçi Yönetimi | S.01 | Satınalma Müdürü |
| 7 | İnsan Kaynakları ve Yetkinlik Yönetimi | S.02 | İK Müdürü |
| 8 | Bakım Yönetimi | S.03 | Bakım Müdürü |
| 9 | Bilgi Teknolojileri ve Güvenlik Yönetimi | S.05 | IT Müdürü |
| 10 | Çevre ve Enerji Yönetimi | S.06 | Çevre ve Enerji Sorumlusu |
| 11 | Stratejik Planlama | M.01 | Genel Müdür |
| 12 | Kalite Yönetimi | M.02 | Kalite Müdürü |
| 13 | Risk ve Fırsat Yönetimi | M.03 | Kalite Yönetim Temsilcisi |
6. SÜREÇ TANIMLAMA KRİTERLERİ
Bir faaliyetin SÜREÇ sayılabilmesi için aşağıdaki kriterlerin TAMAMI sağlanmalıdır:
| No | Kriter | Açıklama | Doğrulama Sorusu |
|---|
| 1 | Bağımsızlık | Süreç, kendi başına bir ofis açılıp müdür atanabilmelidir | "Bu iş için ayrı bir ofis açıp başına bir müdür koyabilir miyim?" |
| 2 | Kritiklik | Süreç durduğunda organizasyon ciddi şekilde etkilenmelidir | "Bu süreç olmazsa şirket durur mu?" |
| 3 | Tekrarlanabilirlik | Süreç aynı mantıkla sürekli çalışabilmelidir | "Bu iş tek seferlik bir proje mi yoksa sürekli yapılan bir iş mi?" |
| 4 | Girdi-Çıktı Netliği | Sürecin başlangıcı ve bitişi net olmalıdır | "Ne ile başlıyor, ne ile bitiyor?" |
| 5 | Değer Üretimi | Süreç, dış veya iç müşteriye doğrudan değer üretmelidir | "Bu sürecin çıktısını kim kullanıyor?" |
| 6 | Sorumluluk | Atanmış bir süreç sahibi olmalıdır | "Bu sürecin sahibi kim?" |
| 7 | Ölçülebilirlik | Süreç performansı ölçülebilmelidir | "Bu süreci nasıl ölçeriz?" |
7. SÜREÇ OLMAYANLAR (ÖNEMLİ UYARI)
UYARI: Aşağıdakiler ASLA süreç olarak tanımlanmamalıdır:
| Madde | Örnek | Neden |
|---|
| Destek faaliyetleri | Doküman kontrolü, arşiv yönetimi | Ayrı ofis açılamaz, diğer süreçlerin içinde yürür |
| Periyodik görevler | İç tetkik, yönetim gözden geçirmesi | Sürekli değil, döngüseldir. Proje gibi yürür |
| Ölçüm araçları | Müşteri memnuniyeti anketi, PPM | Bir sürecin performansını ölçen araçtır, kendisi süreç değildir |
| Yöntemler / Talimatlar | Risk analizi, kök neden analizi | Nasıl yapılacağını gösterir, süreç değildir |
| Yazılımlar / Araçlar | CRM, ERP | Süreci destekleyen araçlardır |
8. SÜREÇ TANIMLAMA ADIMLARI
Adım 1: Süreç Adayını Belirleme
Organizasyondaki tüm faaliyetler listelenir. Her faaliyet için "Ayrı ofis açılıp müdür atanabilir mi?" sorusu sorulur. Cevap "Evet" ise aday süreçtir.
Adım 2: Süreç Kategorisini Belirleme
- COP (Müşteri Odaklı Süreç): Doğrudan müşteriyle ilgili, dış taraflara değer üretir (C kodlu süreçler)
- SP (Destek Süreci): COP'lere hizmet eder, iç müşteriye değer üretir (S kodlu süreçler)
- MP (Yönetim Süreci): Sistemi yönetir, izler, iyileştirir (M kodlu süreçler)
Adım 3: Süreç Detaylarını Tanımlama
Her süreç için aşağıdaki bilgiler eksiksiz doldurulur:
- Süreç Adı ve Kodu
- Süreç Sahibi (asıl ve vekili)
- Girdiler (süreci ne başlatır?)
- Çıktılar (süreç ne üretir?)
- Kaynaklar (ekipman, bütçe, yazılım)
- Yetkinlikler (bilgi, beceri, eğitim, tecrübe)
- Yöntem (prosedür, talimat, referans doküman)
- KPI / Hedefler (nasıl ölçülecek?)
- İlgili Dokümanlar
Adım 4: Vekalet Kuralı Belirleme
Her süreç sahibi için en az 1 vekil belirlenir. Vekil, asıl yetkili olmadığında aynı yetkilerle süreci yürütür.
Adım 5: Onay ve Yayın
Tanımlanan süreç, Kalite Müdürü tarafından kontrol edilir, Genel Müdür tarafından onaylanır ve dokümante edilmiş bilgi sisteminde yayınlanır.
NOT: Süreçler, Entegre Yönetim Sistemi kapsamında tanımlanmış olup, süreç etkileşimleri Kalite El Kitabı'nda gösterilmiştir.
9. SÜREÇ İZLEME VE İYİLEŞTİRME
- 📊 Her süreç için belirlenen KPI'lar aylık olarak izlenir
- 📊 Süreç performansları YGG toplantılarında gözden geçirilir
- 📊 Hedef sapmalarında düzeltici faaliyet başlatılır
- 📊 Süreç iyileştirmeleri M01-PRC-006 kapsamında yürütülür
10. KAYITLAR
- 📄 Süreç Tanım Formu (her süreç için ayrı)
- 📄 Süreç Etkileşim Şeması
- 📄 Süreç Sahibi Atama Yazıları
- 📄 Süreç KPI Takip Tablosu
- 📄 YGG Toplantı Tutanakları (süreç performans bölümü)
11. İLGİLİ DOKÜMANLAR
- 📄 KEK-001 - Entegre Kalite El Kitabı
- 📄 M01-PRC-001 - Doküman Kontrol Prosedürü
- 📄 M01-PRC-002 - İç Tetkik Prosedürü
- 📄 M01-PRC-004 - Risk ve Fırsat Yönetimi Prosedürü
- 📄 M01-PRC-006 - Sürekli İyileştirme Prosedürü
- 📄 ISO 9001:2026 - Madde 4.4 (Süreç Yaklaşımı)
- 📄 IATF 16949:2026 - Madde 4.4.1 (Süreç Etkileşimleri)
REVİZYON NOTU
| Revizyon No | Revizyon Tarihi | Revizyon Nedeni | Değiştiren | Otomatik |
|---|
| Henüz revizyon kaydı yok (ilk yayın) |
Süreç Yönetimi Prosedürü (M02-PRC-003)
Bu doküman ISO 9001:2026, IATF 16949:2026, ISO 14001:2026, ISO 45001:2026 standartlarına tam uyumludur.