1. AMAÇ
Bu talimat, Alternatif Kalite'te Satınalma Modülü üzerinden yürütülen satınalma faaliyetlerinin adım adım nasıl yapılacağını anlatır. Talep oluşturma, onay süreci, RFQ, teklif değerlendirme, sipariş oluşturma ve teslim alma süreçlerinin nasıl yürütüleceğini tanımlar.
2. KAPSAM
Bu talimat, Alternatif Kalite bünyesinde yürütülen tüm satınalma faaliyetlerini kapsar:
- Hammadde, malzeme ve hizmet satınalmaları
- Yurt içi ve yurt dışı satınalmalar
- Fason üretim satınalmaları
- Sarf malzeme ve ofis malzemesi satınalmaları
- Yatırım ve demirbaş satınalmaları
3. SORUMLULUK MATRİSİ
| Görev | Sorumlu | Onaylayan |
|---|
| Talep Oluşturma | Talep Eden | Bölüm Yöneticisi |
| Talep Onaylama | Genel Müdür | Genel Müdür |
| RFQ Oluşturma | Satınalma Sorumlusu | Genel Müdür |
| Teklif Ekleme | Satınalma Sorumlusu | Genel Müdür |
| Teklif Karşılaştırma | Satınalma Sorumlusu | Genel Müdür |
| Sipariş Oluşturma | Satınalma Sorumlusu | Genel Müdür |
| Teslim Alma | Depo Sorumlusu | Kalite Kontrol |
| Kalite Kontrol | Kalite Kontrol | Kalite Müdürü |
4. TANIMLAR
| Terim | Açıklama |
|---|
| RFQ | Request For Quotation - Teklif İsteği. Tedarikçilere gönderilen resmi teklif talebidir. |
| Fason | Bir ana firmaya ait ürünün tümünün veya bir bölümünün başka bir firma tarafından üretilmesi. |
| Dış Sağlayıcı | Malzeme veya hizmet temin edilen tedarikçi firma. |
| Onaylı Tedarikçi | Performans değerlendirmesi yapılarak onaylanmış tedarikçi. |
| Teklif Karşılaştırma | Farklı tedarikçilerden gelen tekliflerin fiyat, teslim süresi, ödeme koşullarına göre değerlendirilmesi. |
| Otomatik Sipariş | Kabul edilen teklifin sistem tarafından otomatik olarak siparişe dönüştürülmesi. |
5. TALEP OLUŞTURMA
5.1. Talep Ne Zaman Oluşturulur?
- Üretim ihtiyacı doğduğunda (hammadde, yarı mamul)
- Stok seviyesi minimum seviyeye düştüğünde
- Müşteri siparişi doğrultusunda
- Proje bazlı malzeme ihtiyaçlarında
- Bakım onarım malzemesi ihtiyacında
- Ofis ve sarf malzeme ihtiyacında
- Yatırım ve demirbaş ihtiyacında
5.2. Talep Nasıl Oluşturulur? (Adım Adım)
- Adım 1: satinalma_talep_ekle.php sayfasına gidilir.
- Adım 2: Aşağıdaki bilgiler girilir:
- • Talep Eden (Otomatik olarak giriş yapan kullanıcı gelir)
- • Departman (Talep edenin departmanı)
- • Talep Tarihi (Otomatik bugün)
- • Termin Tarihi (Malzemenin teslim edilmesi gereken tarih)
- • Aciliyet (Normal / Acil / Çok Acil)
- Adım 3: Talep Kalemleri bölümüne malzeme bilgileri girilir:
- • Malzeme Kodu
- • Malzeme Adı
- • Miktar
- • Birim
- • Açıklama
- Adım 4: Kalem Ekle butonu ile birden fazla kalem eklenebilir.
- Adım 5: Talebi Oluştur butonuna tıklanır.
- Adım 6: Talep durumu otomatik olarak "beklemede" olur.
Not: Talep oluşturulduktan sonra otomatik olarak Satınalma Sorumlusuna bildirim gider.
6. TALEP ONAYLAMA
6.1. Talep Nasıl Onaylanır?
- Adım 1: satinalma_talep_liste.php sayfasına gidilir.
- Adım 2: Onaylanacak talep bulunur.
- Adım 3: Talep detayına gidilir (satinalma_talep_detay.php).
- Adım 4: Talep bilgileri incelenir.
- Adım 5: Onayla butonuna tıklanır.
- Adım 6: Talep durumu "onaylandi" olur.
Onay Sonrası: Talep onaylandıktan sonra RFQ oluşturma butonu aktif olur.
7. RFQ OLUŞTURMA
7.1. RFQ Ne Zaman Oluşturulur?
- Talep onaylandıktan sonra
- En az 3 farklı tedarikçiden teklif alınması gerektiğinde
- 10.000 TL ve üzeri satınalmalarda
- Yeni bir tedarikçi ile çalışılacaksa
7.2. RFQ Nasıl Oluşturulur?
- Adım 1: Talep detayında "RFQ Oluştur" butonuna tıklanır.
- Adım 2: Açıklama girilir (özel istekler, teslim koşulları, vb.).
- Adım 3: RFQ Oluştur butonuna tıklanır.
- Adım 4: RFQ numarası otomatik olarak RFQ-YYYYMMDD-XXX formatında oluşturulur.
- Adım 5: RFQ durumu "gonderildi" olur.
- Adım 6: Talep durumu "rfq_gonderildi" olur.
Not: RFQ oluşturulduktan sonra otomatik PDF oluşturulur ve tedarikçiye gönderilmek üzere hazırlanır.
8. PDF OLUŞTURMA
8.1. PDF Neden Oluşturulur?
- RFQ'yu tedarikçiye resmi olarak iletmek için
- Tedarikçinin teklif hazırlaması için
- Arşivleme ve dokümantasyon için
8.2. PDF Nasıl Oluşturulur?
- Adım 1: RFQ detayında "PDF Oluştur" butonuna tıklanır.
- Adım 2: PDF otomatik olarak oluşturulur ve indirilir.
- Adım 3: PDF sistemde uploads/rfq/ klasörüne kaydedilir.
- Adım 4: PDF tedarikçiye e-posta ile gönderilir.
PDF İçeriği: Firma bilgileri, RFQ No, talep detayları, malzeme listesi, açıklama, imza alanları.
9. TEKLİF EKLEME
9.1. Teklif Ne Zaman Eklenir?
- Tedarikçiden RFQ'ya cevap geldiğinde
- Teklif mail veya PDF olarak ulaştığında
- Fiyat, teslim süresi, ödeme koşulları belli olduğunda
9.2. Teklif Nasıl Eklenir?
- Adım 1: RFQ detayında "Teklif Ekle" butonuna tıklanır.
- Adım 2: Aşağıdaki bilgiler girilir:
- • Tedarikçi
- • Teklif Tarihi
- • Geçerlilik Tarihi
- • Birim Fiyat
- • Para Birimi
- • Teslim Süresi (gün)
- • Ödeme Koşulu
- • Açıklama
- Adım 3: Teklifi Kaydet butonuna tıklanır.
- Adım 4: RFQ durumu "teklif_alındı" olur.
Not: Birden fazla tedarikçiden teklif alınması ve sisteme girilmesi önerilir.
10. TEKLİF KARŞILAŞTIRMA
10.1. Teklif Karşılaştırma Ne Zaman Yapılır?
- En az 2 teklif sisteme girildiğinde
- Tekliflerin fiyat, teslim süresi, ödeme koşulları karşılaştırılması gerektiğinde
- En uygun tedarikçinin belirlenmesi için
10.2. Teklif Karşılaştırma Nasıl Yapılır?
- Adım 1: satinalma_teklif_karsilastir.php sayfasına gidilir.
- Adım 2: Tüm teklifler liste halinde görüntülenir.
- Adım 3: En uygun teklif tespit edilir (fiyat, teslim süresi, ödeme koşulu).
- Adım 4: "Kabul Et" butonuna tıklanır.
- Adım 5: Teklif durumu "kabul" olur, diğer teklifler "ret" olur.
- Adım 6: RFQ durumu "tamamlandi" olur.
Karşılaştırma Sonrası: En uygun teklif seçilir ve otomatik sipariş oluşturulur.
11. SİPARİŞ OLUŞTURMA
11.1. Sipariş Ne Zaman Oluşturulur?
- Teklif kabul edildikten sonra
- En uygun tedarikçi belirlendiğinde
- Talep onaylandıktan sonra
11.2. Sipariş Nasıl Oluşturulur?
- Otomatik Sipariş: Teklif kabul edildiğinde sistem otomatik sipariş oluşturur.
- Manuel Sipariş: Talep detayında "Siparişe Dönüştür" butonuna tıklanır.
- Adım 1: Sipariş bilgileri kontrol edilir.
- Adım 2: Tedarikçi seçilir.
- Adım 3: Sipariş Oluştur butonuna tıklanır.
- Adım 4: Sipariş numarası SP-YYYYMMDD-XXX formatında oluşturulur.
- Adım 5: Talep durumu "siparis_verildi" olur.
Not: Sipariş oluşturulduktan sonra tedarikçiye bildirim gider.
12. TESLİM ALMA
12.1. Teslim Alma Ne Zaman Yapılır?
- Malzeme firmaya ulaştığında
- İrsaliye ve fatura kontrol edildikten sonra
- Kalite kontrol yapılmadan önce
12.2. Teslim Alma Nasıl Yapılır?
- Adım 1: Sipariş detayında "Teslim Al" butonuna tıklanır.
- Adım 2: Teslim bilgileri girilir:
- • Teslim Tarihi
- • İrsaliye No
- • Teslim Eden
- • Açıklama
- Adım 3: Teslim miktarları ve kontrol durumları girilir.
- Adım 4: Teslim Al butonuna tıklanır.
- Adım 5: Sipariş durumu "teslim_edildi" olur.
Dikkat: Teslim almadan önce ürünlerin kalite kontrolü yapılmalıdır. Uygunsuz ürünler kabul edilmez.
13. KALİTE KONTROL
13.1. Kalite Kontrol Ne Zaman Yapılır?
- Ürün teslim alındıktan sonra
- Depoya giriş yapılmadan önce
- Müşteri şartnamelerine göre
13.2. Kalite Kontrol Nasıl Yapılır?
- Adım 1: Teslim detayında "Kalite Kontrol" butonuna tıklanır.
- Adım 2: Kontrol bilgileri girilir:
- • Kontrol Tarihi
- • Kontrol Eden
- • Numune Miktarı
- Adım 3: Kontrol kalemleri girilir (ölçümler, testler).
- Adım 4: Sonuç belirlenir: Kabul / Ret / Kısmi Kabul
- Adım 5: Kontrolü Kaydet butonuna tıklanır.
14. TEDARİKÇİ SKOR KARTI (VDA 6.3) YENİ
Tedarikçi performansı, VDA 6.3 standardına uygun olarak otomatik hesaplanır ve
Tedarikçi Skor Kartı üzerinden görüntülenir.
14.1. Skor Kartı Nasıl Çalışır?
- Otomatik Veri Toplama: Teslim, kalite, termin ve fiyat verileri otomatik olarak toplanır
- Otomatik Puan Hesaplama: 4 ana boyutta (Kalite, Teslimat, İletişim, Fiyat) puanlama yapılır
- VDA 6.3 Sınıflandırma: Puana göre A/B/C/D sınıflandırması yapılır
- Revizyon Geçmişi: Her güncelleme otomatik olarak kaydedilir
14.2. Skor Kartı Nasıl Güncellenir?
- Manuel Güncelleme: Skor Kartı sayfasındaki "Skorları Güncelle" butonuna tıklanır
- Otomatik Revizyon: Güncelleme öncesi mevcut veriler revizyon tablosuna kaydedilir
- Güncelleme Sonrası: Yeni hesaplanan skorlar ana tabloya yazılır
Not: Skor Kartı güncellemesi, aylık bazda manuel olarak yapılır. İlerleyen versiyonlarda otomatik cron job ile yapılması planlanmaktadır.
14.3. VDA 6.3 Sınıflandırma Tablosu
| Sınıf |
Puan Aralığı |
VDA 6.3 Seviyesi |
Aksiyon |
| A |
≥ 90 |
🟢 Tam uyumlu |
✅ Onaylı Tedarikçi - Otomatik sipariş onayı |
| B |
80 - 89 |
🟡 Sınırlı uyum |
📋 Gelişim planı hazırlanmalı, 6 ay içinde A seviyesine çıkarılmalı |
| C |
70 - 79 |
🟠 Zayıf uyum |
🔍 Yakın takip, denetim sıklaştırılmalı, 3 ay içinde iyileşme sağlanmalı |
| D |
< 70 |
🔴 Yetersiz |
🚫 Yeni tedarikçi arayışı başlatılmalı, mevcut tedarikçi askıya alınmalı |
Not: Bu sınıflandırma VDA 6.3 standardının P3 ve P4 süreçlerine dayanmaktadır.
Sınıflandırma sistem tarafından otomatik olarak hesaplanır ve tedarikçi skor kartında gösterilir.
14.4. İlgili Ekranlar
- 📊 Tedarikçi Skor Kartı:
tedarikci_skor_karti.php
- 📜 Revizyon Geçmişi:
tedarikci_skor_revizyon.php
- 📄 Skor Kartı PDF:
tedarikci_skor_karti_pdf.php
Fayda: Tedarikçi performansı otomatik takip edilir, sınıflandırmaya göre aksiyonlar belirlenir ve tüm revizyonlar kayıt altına alınır.
15. SATINALMA AKIŞ ŞEMASI
📋 Talep
→
✅ Onay
→
📄 RFQ
→
📊 Teklif
→
🏆 Karşılaştır
→
📦 Sipariş
→
🚚 Teslim
→
🔬 Kalite
→
📊 Skor Kartı
16. KAYITLAR GÜNCELLENDİ
| Form Kodu | Form Adı | Düzenleyen | Saklama Süresi |
|---|
| FRM-SAT-001 | Satınalma Talep Listesi | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-002 | Talep Oluşturma Formu | Talep Eden | 5 yıl |
| FRM-SAT-003 | Talep Detay Formu | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-005 | RFQ Oluşturma Formu | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-006 | Teklif Ekleme Formu | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-007 | Teklif Karşılaştırma Formu | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-008 | Sipariş Oluşturma Formu | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-009 | Teslim Alma Formu | Depo | 5 yıl |
| FRM-SAT-010 | Kalite Kontrol Formu | Kalite | 5 yıl |
| FRM-SAT-011 | Tedarikçi Skor Kartı YENİ | Satınalma | 5 yıl |
| FRM-SAT-012 | Satınalma Raporu YENİ | Satınalma | 5 yıl |
17. İLGİLİ DOKÜMANLAR
- 📄 S01-PRC-001 - Satınalma Prosedürü
- 📄 M01-PRC-001 - Dokümante Edilmiş Bilgi Prosedürü
- 📄 M01-PRC-007 - Düzeltici Faaliyet Prosedürü
- 📄 C04-PRC-004 - Uygunsuz Ürün Kontrolü Prosedürü
- 📄 C04-PRC-000 - Kalite Kontrol Prosedürü
- 📄 S01-PRC-002 - Tedarikçi Değerlendirme ve Seçim Prosedürü
- 📄 FRM-SAT-011 - Tedarikçi Skor Kartı YENİ
- 📄 FRM-SAT-012 - Satınalma Raporu YENİ
18. REVİZYON GEÇMİŞİ
| Revizyon No | Revizyon Tarihi | Revizyon Nedeni | Değiştiren | Otomatik |
|---|
| Rev.01 |
14.07.2026 |
İlk yayın - Satınalma Modülü talimatı (Otomatik) |
Süleyman Erbek |
✅ Evet |
| Rev.02 |
14.07.2026 |
VDA 6.3 Tedarikçi Skor Kartı entegrasyonu (Otomatik) |
Süleyman Erbek |
✅ Evet |