S01-PRC-001 - Satınalma Prosedürü

SATINALMA PROSEDÜRÜ

Doküman No: S01-PRC-001 | Revizyon No: 01 | Yayın Tarihi: 29.05.2026

📋 KAPSANAN STANDARTLAR

ISO 9001:2026

✅ Tam Uyum

Madde 8.4 - Dışarıdan Tedarik Edilen Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

IATF 16949:2026

✅ Tam Uyum

Madde 8.4 - Dışarıdan Tedarik EDİLEN Ürün ve Hizmetler

ISO 14001:2026

✅ Tam Uyum

Madde 8.1 - Çevresel Tedarik

1. AMAÇ

Alternatif Kalite olarak bu prosedürün amacı; işletmenin ihtiyaç duyduğu malzeme ve hizmetlerin, en uygun dış sağlayıcıdan, en uygun şartlarla satınalınmasını, en uygun dış sağlayıcıyı bulmak için dış sağlayıcı değerlendirme şartlarını, firma dışında yaptırılacak (fason) işlemlerin nasıl yapılacağını ve dış sağlayıcıları denetleme faaliyetlerinin belirlenmesini sağlamaktır.

2. KAPSAM

Bu prosedür, Alternatif Kalite bünyesinde ürün ve hizmet kalitesine etki eden satınalma; dış sağlayıcı değerlendirme; firma dışında yaptırılacak (fason) işlemlerin ve dış sağlayıcı denetlemelerinin nasıl yapılacağı faaliyetlerinin genelini kapsar.

3. SORUMLULUK

Genel Müdür: Satınalma talep formundaki talepleri gözden geçirmek, dış sağlayıcılar ile görüşmek, dış sağlayıcıların onaylı listeye alınmasının onayını vermek, denetleme grubunu belirlemek
Kalite Müdürü: Dış sağlayıcı denetimlerini organize etmek, denetim raporlarına göre DF'lerin etkinliğini takip etmek
Satınalma Sorumlusu: Satınalma faaliyetlerinin genelinden, ilk kez çalışılacak aday dış sağlayıcıların belirlenmesinden, fason işlerin takibinden ve fatura giriş işlemlerinden sorumlu
Üretim ve Malzeme Planlama Bölümü: Sorumluluklarında olan fason işleri takip etmek
Kalite Sorumlusu: Satınalınan veya müşterilerden gönderilen ham malzeme ve/veya yarı mamullerin giriş kontrolünü yapmak
Muhasebe Sorumlusu: İade faturası, fason işler için fason sevk irsaliyesi hazırlamak

4. TANIMLAR

Terim	Açıklama
Fason Üretim	Bir ana firmaya ait bir mal ya da hizmetin tümünün ya da bir bölümünün başka bir firmaca yapılması
Dış Sağlayıcı	Malzeme veya hizmet temin edilen tedarikçi firma
Onaylı Dış Sağlayıcı Listesi	Performans değerlendirmesi yapılarak onaylanmış tedarikçilerin listesi
FAI	İlk Numune Muayenesi (First Article Inspection)
IMDS	Uluslararası Malzeme Veri Sistemi (International Material Data System)

5. STANDART BAZINDA SATINALMA UYGULAMALARI

Standart	Gereklilik	Uygulama	Kayıt / Doküman
ISO 9001:2026	Madde 8.4 - Dışarıdan tedarik	Tedarikçi değerlendirme, seçim ve izleme	Onaylı Tedarikçi Listesi, Satınalma Kayıtları
IATF 16949:2026	Madde 8.4 - Tedarikçi yönetimi)-Tedarikçi geliştirme, ikinci taraf tetkikler	Tedarikçi Performans Raporu, Denetim Raporları
ISO 14001:2026	Madde 8.1 - Çevresel tedarik	Çevreye duyarlı malzeme seçimi, tehlikeli madde kontrolü	Reach/ELV Deklarasyonları, Çevre Belgeleri

6. TEDARİKÇİ SEVİYELERİ

Seviye A

Alternatif Kalite'nin ürettiği ürünlerin kalitesine en fazla etki eden tedarikçiler. 6 aylık performans değerlendirmesi, yıllık denetim. Yıl boyunca teslimat ve kalite performansları izlenir. Geliştirme faaliyetleri kapsanır.

Seviye B

"Dış sağlayıcı firma seçim kriterleri" kullanılarak seçilen tedarikçiler. "Onaylı Dış sağlayıcı Listesi'nin Seviye B başlığı" altında kaydedilirler. Hata tespitlerinde denetime tabi tutulabilir.

Seviye C

Günlük alımlar, ofis malzemesi, hırdavat alımları. Değerlendirme yapılmaz. Satın alınacak mal veya hizmet gündeme geldiğinde Genel Müdür tarafından saptanır.

7. SATINALMA TÜRLERİ

7.1. Müşteri Tarafından Hammadde/Malzeme Temini

Müşteri tarafından hammadde ve malzeme temin edilmesi durumunda, müşteri ile yapılan anlaşmaya göre gelen malzeme/hammadde Kalite Kontrol Prosedürü'ne göre kontrol edilir.

Yanlış parça olma olasılığına karşı yapılacak kontroller Kalite Kontrol Prosedüründe, riskler ise Risk Yönetimi Prosedürüne göre tanımlanmıştır
Uygun olan ürünler teslim alınır ve Müşteri Mülkiyeti Prosedürüne ve Ürünün Muhafazası Prosedürüne göre depolanır
Uygun olmayan ürünler ayrılarak Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürüne göre işaretlenerek müşteriye bilgi verilir

7.2. Müşteri Onaylı Dış Sağlayıcıdan Malzeme ve Hizmet Temini

Müşteri ile yapılan anlaşmaya istinaden müşteri tarafından onaylı dış sağlayıcı firmadan malzeme, hizmet ve fason üretim temini gerçekleştirilir.

Müşteri tarafından firma, marka veya endüstri standardının belirlenmediği hallerde, Alternatif Kalite'in kendi düzenlediği "Onaylı Dış sağlayıcı Listesi" geçerlidir
Müşteri onaylı malzeme, hizmet ve fason üretim gerçekleştireceği dış sağlayıcının bilgilerini ve onay durumunu Alternatif Kalite'e bildirir
Müşteri onaylı dış sağlayıcı kullanmak, kalite sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Kontrol planlarında tüm diğer ürünlere uygulanan prosedür uygulanır
Gelen ürünler Giriş Kalite Kontrolü'ne tabi tutulur. Uygun olmayan ürünler iade edilir

7.3. Sarf Malzeme, Bakım ve Ofis Malzemesi Temini

Alternatif Kalite üretim ve faaliyetlerinin devamlılığını sağlayabilmesi için sarf malzeme, bakım ve ofis malzemelerinin temini Satınalma Sorumlusu tarafından gerçekleştirilir.

Malzeme talepleri e-mail olarak satınalma talepleri oluşturularak Satınalma Sorumlusuna bildirilir
Satınalma Sorumlusu gelen talebi inceleyerek Genel Müdür'ün Onayı ile satınalma gerçekleştirir
Sarf malzeme, bakım ve ofis malzemeleri satınalımı için onaylı dış sağlayıcı listesinde olma şartı aranmaz
Satınalınan ürünün giriş kontrolünü Satınalma Sorumlusu yada isteği yapan bölüm sorumlusu tarafından irsaliye ve sipariş formuna göre gerçekleştirir
Yatırım ve Demirbaş alımları Genel Müdür'ün onayı ile gerçekleştirilir. Satınalma tarafından min. 2 adet teklif alınır

7.4. Alternetif Kalite Tarafından Yapılan Satınalmalar

Alternatif Kalite, hammadde malzeme ve hizmet alımı gerçekleştirdiği ve ürün kalitesi etki eden dış sağlayıcı firmalarla satınalma sözleşmesi imzalanır.

Satınalma talebi; Müşteri Siparişi, Ürün Koşulları, Proje Planı, Asgari Stok Seviyeleri veya İç Malzeme/Hizmet talebine göre gerçekleştirilir
Tüm ürün kalitesini etkileyen satınalma faaliyetleri için Satınalma Sorumlusuna Satınalma talepleri iletilir
10.000 TL'den yüksek alımlar için başlıklı kağıt kullanılarak dış sağlayıcılardan teklif alınması zorunludur
Sürekli alım yapılan firmalardan ve sabit fiyatlı alınan ürünler için anlaşmalar yıllık olarak yapılır
Genel Müdür tarafından satınalma talebi onaylandıktan sonra Satınalma Sorumlusu tarafından dış sağlayıcı firmalara Teklif Talep Formu gönderilir
Gelen teklifler Genel Müdür'ün onayına sunulur, onaylanan teklif ile ilgili dış sağlayıcı firmaya sipariş verilir
Verilen siparişler, sipariş sıra numarasına göre satınalma raporuna işlenir

7.5. Fason Üretim

Üretim işlem sırasına göre firma dışında yaptırılacak olan işlemler (dış operasyonlar), Üretim ve Malzeme tedarik bölümü tarafından teknik dokümanlara ve müşteri isteklerine göre belirlenir.

Firma dışında operasyon görecek ürünler için İş Emri hazırlanır, Kalite Kontrol sorumlusu tarafından hazırlanır ve işlemi yapacak olan firmaya mail yolu ve/veya üretilecek ürünle birlikte gönderilir
Satınalma ve/veya Kalite Kontrol Sorumlusu tarafından yaptırılacak işlemler fason üreticiden gelene kadar takip edilir
Fason işleme gidecek parçalar, ilgili kişiler tarafından hazırlanarak, muhasebe sorumlusu tarafından hazırlanan fason sevk irsaliye ile birlikte dış operasyona gönderilir
Dış operasyonda işlemi bitip gelen parçalar teknik dokümanlarına göre ve Kalite Kontrol Prosedürüne göre değerlendirilir

8. YASAL VE ÇEVRESEL UYUMLULUK

Ürün imalatında kullanılmak üzere satın alınan tüm malzemeler, imalat ve satışın yapıldığı ülkelerdeki sınırlandırılmış, toksin ve tehlikeli maddeler ve aynı zamanda çevre, elektrik ve elektro manyetik ile ilgili konularda mevcut yasal ve güvenlik kısıtlamalarını karşılar.

Üründe kullanılan "yasal ve güvenlik kısıtlamalarını içeren malzemeler"in takibi için IMDS sistemi ve ELV deklarasyonları kullanılır
Dış sağlayıcılardan Reach tüzüğü ve ELV direktifine uyum ile ilgili deklarasyonlar talep edilir
Satınalma bölümü ve ilgili ürün için Proje departmanları ile işbirliği içinde çalışarak, satın alınacak malzemenin spesifikasyonlarda belirtilen olumsuz özelliklere sahip olmadığını doğrular

9. TEDARİKÇİ DEĞERLENDİRME VE PERFORMANS İZLEME

Alternatif Kalite'de ürün ve hizmet kalitesine etki eden Dış sağlayıcı ve Fason Üretimi Yapan Firmaların seçimi ve değerlendirmesi Dış sağlayıcı Değerlendirme ve belirleme talimatına göre gerçekleştirilir.

Seviye A tedarikçiler: Yıl boyunca teslimat performansları "Satınalma" tarafından bilgisayar ortamında takip edilir. Kalite performansları "Kalite" tarafından izlenir. 6 aylık performans değerlendirmeleri yapılır
Seviye B tedarikçiler: "Dış sağlayıcı firma seçim kriterleri" kullanılarak seçilir. Hata tespitlerinde denetime tabi tutulabilir
Dış sağlayıcıların geliştirilmesi kapsamında; eğitim, ortak geliştirme çalışmaları, dokümantasyon yardımı, ölçüm yardımı yapılır
Üretim malzemeleri temin eden Seviye A dış sağlayıcılar "geliştirme programı" kapsamındadır
Dış sağlayıcılardan ISO 9001:2015 belgesine sahip olmaları şarttır. IATF 16949 uygunluğu hedeflenir

10. İKİNCİ TARAF TETKİKLER (TEDARİKÇİ DENETİMLERİ)

İkinci taraf tetkiklerde aşağıdakiler dikkate alınır:

📋 Dış sağlayıcı risk değerlendirmeleri
📋 Dış sağlayıcı izleme verileri
📋 Dış sağlayıcı kalite yönetim sistemi geliştirme verileri
📋 Ürün tetkiki
📋 Proses tetkikleri

Dış sağlayıcı tetkikleri planlanırken minimumda ürün güvenliği/yasal şartlar, dış sağlayıcının performans değerlendirme sonuçları, kalite belgesi seviyesini içerecek şekilde tetkik ihtiyacı, tipi (sistem tetkiki/ürün tetkiki/proses tetkiki) frekansı ve kapsamı belirlenerek yıllık dış sağlayıcı tetkik planı oluşturulur.

11. SATINALINAN ÜRÜNÜN DOĞRULANMASI

11.1. Teslim Alınan Ürünün Doğrulanması

Ürünle birlikte uygunluk belgesi, test raporları, istatistiksel kayıtlar talep edilir
Gelen uygunluk belgeleri Kalite Kontrol Prosedürü'ne göre kontrol edilerek Kalite Sorumlusu tarafından teslim alınır
Satınalınan ve üretim kalitesini direkt etkileyen ürün veya hizmet, Giriş Kalite Planına ve ilgili teknik resime göre kontrol edilir
Uygun olan ürünler stoğa alınır, uygun olmayanlar Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Prosedürü'ne tabi tutulur

11.2. Kaynağında Muayene

Alternatif Kalite bazı durumlarda kaynağında muayene (yeni parçalar, yeni dış sağlayıcılar, yeni programlar vb.) yapmak isteyebilir
Kaynağında Muayene gereksinimi sipariş dokümanları birlikte dış sağlayıcı veya fason üretimi yapacak firmaya bildirilir
FAI üretimini içeren tüm teslimatlar için önce Alternatif Kalite ve/veya yetkilendirdiği firma tarafından kaynağında muayene yapılır
Kaynağında muayene sonunda Muayene Raporu düzenlenir, muayene sonucu uygunsa sevkiyat için yetkilendirilir. Onay alınmadan üretim yapılamaz
Onay alınmamış FAI sevkiyatları gönderme maliyeti dış sağlayıcıya ait olmak üzere geri gönderilir

12. DOKÜMANLARIN GİZLİLİĞİ

Müşteri ve Alternatif Kalite bilgilerinin gizliliğinin sağlanması amacı ile dış sağlayıcılara gönderilen tüm dokümanların gizliliğinin korunması için; üçüncü taraflara bilgi aktarılmaması dış sağlayıcılardan istenir. Bu dokümanların gönderilmesi sırasında ve sözleşmede belirlenir.

13. KAYITLAR

📄 Satınalma Talep Formu
📄 Teklif Talep Formu
📄 Tedarikçi Firma Genel Şartlar
📄 Kaynağında Muayene Raporu
📄 Onaylı Tedarikçi Listesi
📄 Satınalma Giriş Muayene Formu
📄 Tedarikçi Performans Raporu
📄 Tedarikçi Denetim Raporu
📄 REACH/ELV Deklarasyonları
📄 Fason Sevk İrsaliyesi
📄 İş Emri

14. İLGİLİ DOKÜMANLAR

📄 C01-PRC-001 - Sözleşme ve Sipariş Değerlendirme Prosedürü (Müşteri Mülkiyeti)
📄 C03-PRC-001 - Üretim ve Hizmet Sunumu Prosedürü (Ürünün Muhafazası)
📄 C04-PRC-004 - Uygunsuz Ürün Kontrolü Prosedürü
📄 C04-PRC-000 - Kalite Kontrol Prosedürü
📄 S01-PRC-002 - Tedarikçi Değerlendirme ve Seçim Prosedürü
📄 M01-PRC-004 - Risk ve Fırsat Yönetimi Prosedürü
📄 M01-PRC-001 - Dokümante Edilmiş Bilgi Prosedürü

REVİZYON NOTU

Revizyon No	Revizyon Tarihi	Revizyon Nedeni	Değiştiren	Otomatik
Henüz revizyon kaydı yok

Alternatif Kalite Danışmanlık ve Eğitim | Satınalma Prosedürü (S01-PRC-001)

Bu doküman ISO 9001:2026, IATF 16949:2026, ISO 14001:2026 standartlarına tam uyumludur.