📋 KAPSANAN STANDARTLAR
ISO 9001:2026
✅ Tam Uyum
Madde 7.5 - Dokümante Edilmiş Bilgi
IATF 16949:2026
✅ Tam Uyum
Madde 7.5.1.1 - Ürün Güvenliği + 4.4.1.2
ISO 14001:2026
✅ Tam Uyum
Madde 7.5 - Çevre Yönetimi
ISO 45001:2026
✅ Tam Uyum
Madde 7.5 - İSG Yönetimi
ISO 27001:2026
✅ Tam Uyum
Madde 7.5 - Bilgi Güvenliği
1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı, ISO 9001:2026, IATF 16949:2026, ISO 14001:2026, ISO 45001:2026 ve ISO 27001:2026
standartları kapsamında; Yönetim Sistem dokümantasyonunu oluşturan tüm dokümanların (Kalite El Kitabı,
Görev Tanımları, Süreç Haritaları, Prosedürler, Talimatlar, Kontrol Planları, Şartnameler,
Teknik Resimler, Standartlar, Formlar, Raporlar, Listeler, Planlar, Tablolar ve Dış Kaynaklı dokümanlar)
hazırlanması, onaylanması, dağıtılması, revizyonu, saklanması ve imha edilmesi için gerekli kuralları
tanımlamaktır.
2. KAPSAM
Bu prosedür, kuruluşun tüm departmanlarında ve tüm yönetim sistemlerinde (Kalite, Çevre, İSG, Bilgi Güvenliği)
kullanılan iç ve dış kaynaklı dokümante edilmiş bilgileri kapsar.
3. STANDART MADDE UYUMLULUK MATRİSİ
| Standart | Madde No | Madde Adı | Prosedürdeki Karşılığı | Durum |
|---|
| ISO 9001:2026 | 7.5.1 | Dokümante edilmiş bilgi (genel) | Madde 1-2 (Amaç-Kapsam) | ✅ Tam |
| ISO 9001:2026 | 7.5.2 | Oluşturma ve güncelleme | Madde 6 (Hazırlama ve Onay) | ✅ Tam |
| ISO 9001:2026 | 7.5.3 | Dokümante edilmiş bilginin kontrolü | Madde 9-10 (Dağıtım-Revizyon) | ✅ Tam |
| IATF 16949:2026 | 7.5.1.1 | Dokümante edilmiş bilgi - tamamlama | Madde 14 (Ürün Güvenliği) | ✅ Tam |
| IATF 16949:2026 | 4.4.1.2 | Ürün güvenliği | Madde 14 (Ürün Güvenliği) | ✅ Tam |
| ISO 14001:2026 | 7.5.1 | Çevre yönetimi dokümantasyonu | Madde 15 (Çevre Dokümantasyonu) | ✅ Tam |
| ISO 45001:2026 | 7.5.1 | İSG dokümantasyonu | Madde 16 (İSG Dokümantasyonu) | ✅ Tam |
| ISO 27001:2026 | 7.5.1 | Bilgi güvenliği dokümantasyonu | Madde 17 (Bilgi Güvenliği) | ✅ Tam |
| ISO 27001:2026 | 7.5.3 | Kontrol edilen dokümanlar | Madde 9-10 (Dağıtım-Revizyon) | ✅ Tam |
4. SORUMLULUK
Firmanın tüm bölümleri ve tüm çalışanları bu prosedürün uygulanmasından sorumludur. Özel sorumluluklar:
- Kalite Müdürü / Kalite Müdürü: Doküman kontrol sisteminin işletilmesi, yeni dokümanların onaylanması ve dağıtımı
- Çevre Kalite Müdürü (ISO 14001): Çevre boyutlu dokümanların kontrolü
- İSG Kalite Müdürü (ISO 45001): İSG dokümanlarının kontrolü
- Bilgi Güvenliği Kalite Müdürü (ISO 27001): Bilgi güvenliği dokümanlarının kontrolü
- Tüm Bölüm Sorumluları: Kendi bölümlerindeki dokümanların güncelliğinin takibi
5. DOKÜMAN HİYERARŞİSİ (Entegre Yönetim Sistemi)
Entegre Yönetim Sistemi dokümanları aşağıdaki 4 seviyeli hiyerarşik yapıda oluşturulur:
Seviye 1
Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı (KEK)
Seviye 2
Prosedürler (PRC)
Seviye 3
Talimatlar (TAL)
Seviye 4
Form/Kayıtlar (FRM)
6. DOKÜMAN KODLAMA SİSTEMİ (Entegre)
Entegre Kodlama Formatı: SXX - XXX - XX
Süreç Kodu (2 hane) | Doküman Türü (3 hane) | Sıra No (2 hane)
6.1. Süreç Kodları (İlk 2 Hane)
S01
Stratejik Yönetim
S02
Kalite Yönetimi (ISO 9001)
S03
Kaynak Yönetimi
S05
Satış Yönetimi
S06
Proje Yönetimi (APQP)
S07
Üretim ve Malzeme Planlama
S08
Üretim ve Kalite
S09
Depo ve Sevkiyat
S10
Satınalma
S11
Bakım
S12
Çevre ve Enerji Yönetimi
S14
Bilgi Teknolojileri ve Güvenlik
6.2. Doküman Tür Kodları (Sonraki 2-3 Hane)
PRC - Prosedür
Yönetim sistemleri gerekleriyle ilgili uygulamaları açıklar
Örnek: S2-PR-01
TAL - Talimat
Detaylı işlemlerin nasıl yapılacağını açıklar
Örnek: S8-TL-01
GT - Görev Tanımı
Sorumlulukların tanımlandığı dokümanlar
Örnek: S3-GT-01
SH - Süreç Haritası
Süreç akışını ve ilişkileri gösterir
Örnek: S8-SH-01
FRM - Form
Üzerine bilgi kaydedilen dokümanlar
Örnek: S2-FR-01
RP - Rapor
Kontrol ve tetkik sonuçlarının kaydı
Örnek: S8-RP-01
PL - Plan
Periyodik faaliyet planları
Örnek: S6-PL-01
LS - Liste
Tedarikçi, kayıt ve kontrol listeleri
Örnek: S10-LS-01
TB - Tablo
Bilgi içeren tablolar
Örnek: S2-TB-01
TR - Teknik Resim
Ürün ölçü ve toleransları
Örnek: S8-TR-001
BG - Bilgi Güvenliği
ISO 27001 dokümanları
Örnek: S14-BG-01
CE - Çevre
ISO 14001 dokümanları
Örnek: S12-CE-01
ISG - İSG
ISO 45001 dokümanları
Örnek: S13-ISG-01
DK - Dış Kaynaklı
Standartlar, normlar, mevzuatlar
Örnek: S2-DK-01
7. DOKÜMAN HAZIRLAMA VE ONAY
| Doküman Türü | Hazırlayan | Onaylayan |
|---|
| Entegre Yönetim Sistemi El Kitabı | Kalite Müdürü | Genel Müdür |
| Prosedürler (Kalite/Çevre/İSG/BG) | İlgili Kalite Müdürü | Genel Müdür |
| Talimatlar | İlgili Bölüm Sorumlusu | Kalite Müdürü |
| Görev Tanımları | İlgili Bölüm Sorumlusu | Genel Müdür |
| Form/Rapor/Plan/Liste | Hazırlayan Kişi | Kalite Müdürü |
8. DOKÜMAN FORMATLARI
8.1. Standart Format Kuralları
- Tüm dokümanlarda firma logosu bulunur
- Doküman no, revizyon no, yayın tarihi, sayfa bilgileri yer alır
- Hazırlayan ve onaylayan bilgileri bulunur
- Revizyonlar sarı renkte dolgulu olarak belirtilir
- Uyarı metni: "Bu doküman, çıktısı alındığı andan itibaren, Kontrollü Kopya kaşeli ve imzalı olmadığı durumlarda sadece bilgi içindir."
9. DOKÜMAN DAGITIMI
Doküman dağıtımları iki şekilde gerçekleştirilir:
- Elektronik Dağıtım: Paylaşım ağında "Entegre Yönetim Sistemi Dokümanları" klasöründen PDF formatında erişim. Revizyon duyuruları e-posta ile yapılır.
- Fiziksel Dağıtım: "KONTROLLÜ KOPYA" kaşesi basılarak dağıtım. Revizyonda eski nüshalar toplanıp imha edilir.
- ISO 27001 Özel: Bilgi güvenliği dokümanlarına erişim yetkilendirme gerektirir.
9.1. DOKÜMANLARIN DİJİTAL DÖNÜŞÜMÜ VE VERİ BÜTÜNLÜĞÜ
Kuruluş, doküman yönetiminde dijitalleşme seviyesini aşağıdaki başlıklarda değerlendirir:
- Doküman Erişimi: Tüm güncel dokümanlara dijital ortamda (PDF, bulut, intranet) erişim sağlanır
- Revizyon Takibi: Doküman revizyonları otomatik versiyonlama ile takip edilir
- Dijital İmza / Onay Mekanizması: Islak imza zorunlu değilse e-imza veya onay logları kullanılır
- Veri Bütünlüğü ve Yedekleme: Kritik dokümanlar şifrelenmiş ortamda saklanır, düzenli yedeklenir
Not: Dijital doküman yönetim sistemi kullanılıyorsa, tüm revizyonlar ve erişim logları otomatik kayıt altındadır. Bu durum denetimlerde kanıt olarak sunulabilir.
10. REVİZYON YÖNETİMİ
- Revizyon isteği herhangi bir çalışandan gelebilir
- Revizyon değerlendirmesi ilgili yönetim temsilcisi tarafından yapılır
- Müşteri değişiklikleri en geç 10 iş günü içinde incelenir
- Eski revizyon dokümanlar "Revize Edildi" kaşesi ile işaretlenir
- Yürürlükten kalkan dokümanlar son 3 revizyonu ile birlikte saklanır
- Kritik dokümanlar için çift kontrollü onay sistemi uygulanır
11. DOKÜMAN SAKLAMA VE YEDEKLEME
- Elektronik dokümanların yedeklemesi haftalık olarak yapılır
- Kritik dokümanlar şifreli ve yetkilendirilmiş klasörlerde saklanır
- ISO 27001 gereği bilgi güvenliği dokümanları erişim logları ile takip edilir
- Fiziksel dokümanlar kilitli dolaplarda, yangın ve suya dayanıklı ortamda saklanır
- Saklama süreleri "Kayıt Saklama Prosedürü"ne göre belirlenir
12. DOKÜMAN GÜNCELLİĞİ
- İç tetkikler esnasında tüm dokümanlar gözden geçirilir
- Yılda bir kez periyodik doküman taraması yapılır
- Mevzuat değişikliklerinde ilgili dokümanlar 30 gün içinde güncellenir
- Müşteri özel istekleri anında dokümantasyona yansıtılır
13. DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR
- Standartlar, normlar, kanun ve mevzuatlar "Dış Kaynaklı Doküman" olarak takip edilir
- Müşteri teknik gereklilikleri ayrı bir klasörde muhafaza edilir
- IATF OEM müşteri özel istekleri öncelikli takip edilir
- Dış kaynaklı dokümanların güncelliği abonelik sistemleri ile takip edilir
14. IATF 16949:2026 - ÜRÜN GÜVENLİĞİ DOKÜMANTASYONU (Madde 4.4.1.2 / 7.5.1.1)
- Ürün güvenliği ile ilgili dokümanlar ayrı bir kodlama ile takip edilir (PRC-SF-xx)
- Güvenlik kritik özellikler (SC/CC) doküman üzerinde özel işaret ile belirtilir
- Ürün güvenliği dokümanlarına erişim yetkilendirilmiş personel ile sınırlıdır
- Güvenlik dokümanlarının revizyonu çift onaylı (Kalite + Ürün Güvenliği Temsilcisi) yapılır
- Ürün güvenliği dokümanları 10 yıl saklanır (IATF 16949 gereği)
15. ISO 14001:2026 - ÇEVRE DOKÜMANTASYONU (Madde 7.5)
- Çevre boyutu dokümanları S12-CE-xx formatında kodlanır
- Çevre acil durum planları ayrıca takip edilir
- Çevre mevzuatı değişiklikleri 30 gün içinde dokümantasyona yansıtılır
- Atık yönetimi ve emisyon kontrollerine ait dokümanlar öncelikli takip edilir
16. ISO 45001:2026 - İSG DOKÜMANTASYONU (Madde 7.5)
- İSG dokümanları S13-ISG-xx formatında kodlanır
- İş kazası kayıtları ve ramak kala dokümanları gizlilik seviyesinde takip edilir
- Acil durum planları ve tatbikat dokümanları periyodik olarak güncellenir
- Kişisel koruyucu donanım (KKD) dokümanları çalışanlara dağıtılır
17. ISO 27001:2026 - BİLGİ GÜVENLİĞİ DOKÜMANTASYONU (Madde 7.5)
- Bilgi güvenliği dokümanları S14-BG-xx formatında kodlanır
- Gizlilik dereceli dokümanlar (Çok Gizli, Gizli, Özel, Dahili) ayrıca sınıflandırılır
- Dokümanlara erişim rol bazlı yetkilendirme ile kontrol edilir
- Doküman erişim logları 6 ay saklanır
- Hassas dokümanlar şifrelenmiş ortamda muhafaza edilir
- Doküman imha işlemleri güvenli imha prosedürüne tabidir
REVİZYON NOTU
| Revizyon No | Revizyon Tarihi | Revizyon Nedeni | Değiştiren | Otomatik |
|---|
| 02 |
01.05.2026 00:00:00 |
Dijital dönüşüm eklendi |
Kalite Müdürü |
❌ Hayır |
| 01 |
15.06.2024 00:00:00 |
IATF güncellemesi |
Kalite Müdürü |
❌ Hayır |
| 00 |
01.01.2024 00:00:00 |
İlk yayın |
Kalite Müdürü |
❌ Hayır |
Alternatif Kalite Danışmanlık ve Eğitim | Dokümante Edilmiş Bilgi Prosedürü (M01-PRC-001) Rev.02
Bu doküman ISO 9001:2026, IATF 16949:2026, ISO 14001:2026, ISO 45001:2026 ve ISO 27001:2026 standartlarına tam uyumludur.